Privacybeleid

Laatst bijgewerkt op 15 september 2026

Wie verwerkt je gegevens?

Auxilia, gevestigd in Vlaanderen (België), met ondernemingsnummer 1038.962.149 en btw-nummer BE 1038.962.149, is verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens. Je bereikt ons via hallo@auxilia-ai.be.

Welke gegevens houden we bij?

We verzamelen alleen wat we nodig hebben om je te kunnen antwoorden of ons werk te doen.

Als je ons een bericht stuurt

Bij het huidige contactformulier ontvangen we je gegevens pas wanneer je de e-mail in je mailprogramma verstuurt.

• je naam en, als je die invult, je bedrijfsnaam;
• je e-mailadres en eventueel je telefoonnummer;
• het onderwerp dat je koos en de inhoud van je bericht.

Die gegevens gebruiken we om op je vraag te antwoorden en om het gesprek voor te bereiden. We gebruiken ze niet om je ongevraagd commerciële berichten te sturen.

Als je klant bent

• contact- en facturatiegegevens van je onderneming;
• gegevens die nodig zijn om de opdracht uit te voeren;
• administratie die we wettelijk moeten bijhouden, zoals facturen.

Als je onze website bezoekt

Deze website plaatst geen trackingcookies en gebruikt geen advertentie- of profileringsdiensten. De lettertypes staan op onze eigen server, dus je browser legt daarvoor geen verbinding met derden. Onze hostingpartij houdt standaard technische logbestanden bij, zoals IP-adressen en foutmeldingen, die nodig zijn om de site veilig en werkend te houden.

Waarom mogen we dat?

• Je toestemming: voor berichten die je zelf naar ons verstuurt. Je kan die toestemming altijd intrekken.
• Uitvoering van een overeenkomst: voor alles wat nodig is om een opdracht uit te voeren.
• Wettelijke verplichting: voor onze boekhouding en facturatie.
• Gerechtvaardigd belang: om onze website veilig en beschikbaar te houden.

Hoe lang houden we het bij?

• Berichten via het contactformulier: tot twee jaar na het laatste contact, tenzij je vraagt om ze eerder te wissen.
• Klantgegevens: zolang de samenwerking loopt en daarna zolang de wet het vraagt.
• Facturen en boekhouding: zeven jaar, zoals de Belgische wetgeving voorschrijft.
• Technische logbestanden: doorgaans enkele maanden.

Met wie delen we gegevens?

We verkopen je gegevens niet en geven ze niet door voor commerciële doeleinden. We werken wel met dienstverleners die ons helpen: onze hostingpartij, onze e-mailprovider en onze boekhouder. Met elk van hen hebben we de nodige afspraken over de bescherming van je gegevens.

Waar het kan, kiezen we voor verwerking binnen de Europese Economische Ruimte. Is dat uitzonderlijk niet het geval, dan zorgen we voor de waarborgen die de GDPR (AVG) voorschrijft.

Gegevens in opdrachten met AI

Bouwen we voor jou een AI-oplossing, dan leggen we vóór de start schriftelijk vast welke gegevens gebruikt worden, waar ze bewaard worden en wie er toegang toe heeft. We leggen ook vast welke afspraken met de gebruikte dienstverleners gelden over het gebruik van die gegevens. In die projecten treden wij op als verwerker en blijf jij verwerkingsverantwoordelijke; dat leggen we vast in een verwerkersovereenkomst.

Welke rechten heb je?

Volgens de GDPR heb je het recht om:

• je gegevens in te kijken;
• ze te laten verbeteren als er iets niet klopt;
• ze te laten verwijderen;
• de verwerking te laten beperken of er bezwaar tegen te maken;
• je gegevens in een leesbaar formaat mee te krijgen;
• een gegeven toestemming weer in te trekken.

Stuur daarvoor een mail naar hallo@auxilia-ai.be. We antwoorden binnen dertig dagen. Ben je niet tevreden met hoe we ermee omgaan, dan kan je een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, via gegevensbeschermingsautoriteit.be.

Beveiliging

We nemen redelijke technische en organisatorische maatregelen om je gegevens te beschermen: versleutelde verbindingen, toegang enkel voor wie het nodig heeft, en tweestapsverificatie op onze eigen accounts. Geen enkel systeem is volledig waterdicht, maar we melden het je als er toch iets misloopt dat jou aanbelangt.

Wijzigingen

Verandert er iets aan hoe we met gegevens omgaan, dan passen we deze pagina aan en zetten we een nieuwe datum bovenaan.